Microsoft Teams – használata – tippek&trükkök – útmutató

Valószínűleg mindenkinek megtalálható a számítógépén. Az egyetemisták már több éve használhatják, és sok cég és vállalkozás életében is az elsődleges kommunikációs csatornává vált. Ez nem mást mint a Microsoft Teams. A videókonferencia alkalmazások cikkben már beszéltünk a jelentőségéről és arról is, hogyan állja meg a helyét a Skype mellett. Most nézzük át milyen funkciókat rejt, hogyan tudod telepíteni és milyen plusz lehetőségeket kapunk a többi alkalmazással ellentétben.

A Microsoft Teams egy kommunikációs program, amelynek a segítségével üzenetet és hang- illetve videóhívásokat bonyolíthatunk ismerőseinkkel és kollégáinkkal egyaránt. Az alkalmazást elérhetjük webes felületen, illetve a Microsoft ökoszisztémájába is beépítették, így az olyan programokkal, mint a OneNote, vagy a Tasks azonnal elérhetőek a felületről. Az ingyenes változat bárki számára elérhető, azonban szeretnénk szintet lépni, akkor érdemes fontolóra vennünk az előfizetést.

A Windows 11-ben már szerves részét képezi a program, illetve az integrációknak köszönhetően egyszerűen használhatjuk. Amely rendszert már akár beszerezheted. Könnyen indíthatunk akár PowerPoint vagy egyéb bemutatókat a megosztási funkciókkal, de interakciókra is van lehetőségünk. Minden eszközön elérhető, így akár könnyen válthatunk mobilról asztali gépre, egyaránt Apple és Windows, de Linux alapú rendszerek között is.

Hogyan tudod telepíteni?

Elsősorban egy Microsoft fiókot szükséges létrehoznunk, mielőtt bejelentkezhetnénk a programba. Ha Windows-os számítógépet használunk, akkor valószínűleg már rendelkezünk eggyel, és egyszerűen a Microsoft oldalán tudunk bejelentkezni. Ha ezzel megvagyunk, akkor máris letölthetjük a programot ezen a linken keresztül, vagy használhatjuk azonnal webes felületről a platformot.

A telepítés mindössze néhány kattintást igényel, ahogy telefonon is az adott rendszer áruházába belépve máris letölthetjük az applikációt. Fontos, hogy jegyezzük meg a bejelentkezési adatainkat, mert időközönként kérheti az újbóli belépést a program.

A diákok, illetve egyetemisták számára, a legtöbb esetben automatikusan elérhetővé válik számunkra a program, azonban dedikált egyetemi email fiókkal kell rendelkeznünk. Ezt a saját belső rendszeren tudjuk az egyetemre való felvétel után igényelni.

Míg az iskolások számára az iskola adja át a hozzáférést, vagy személyesen a tisztaszoftver.hu oldalon keresztül tudjuk igényelni az Office programot. A Kréta fiók összekötése után lesz lehetőségünk az office.com-on keresztül belépni a felületre, és majd letölteni a programot.

Mit tud a Teams?

Az alapvetően videóchat program mára átalakult egy teljes rendszerré, amiben egyszerűen indíthatunk más felhasználókkal csevegéseket, hang- és videókonferencia beszélgetéseket. Mivel minden rendszeren megtalálható, így nincs akadálya, hogy könnyen összekössen minket kollégáinkkal. Mindazonáltal az ökoszisztémának köszönhetően fájlokat, feladatok is megoszthatunk akár hívás közben. A naptár funkció segítségével pedig előre lefoglalhatunk meetingeket, amiben automatikusan megtalálható lesz a bekapcsolódási link.

Azok számára sem kell aggódni, akik nem rendelkeznek fiókkal, hiszen a megosztott linken keresztül, akár a program letöltése nélkül is, webes felületen van lehetőség a bekapcsolódásra. Azonban ezzel a lépéssel egyes interakciós funkcióktól is elesünk.

Milyen funkciókat kapunk?

Első körön videóhívásra és csetelés funkciót lát el a program, azonban már számtalan egyéb funkciót is megtalálunk. A tevékenység fülön, minden jelenleg történt információt megkapunk. Ha éppen egy üzenetet kaptunk, meghívtak egy beszélgetésre, vagy egy-egy csoportban új feladat vagy hívás indítása történt.

A következő nagyobb funkció a csoportok, melyen keresztül több ismerősünkkel, vagy cégen belül különböző osztályok hozhatnak létre egy közös felületet. A csoportokon belül feladatok felírására, fájlok feltöltésére, és azonnali meetingek létrehozására van lehetőség. A csoporton belül is létrehozhatunk alfelületeket, ahol tovább bontható ez a rendszer.

Ha becsatlakozunk egy hívásba a középső konzolon fogunk megtalálni minden fontos elemet. Itt tilthatjuk le a mikrofont vagy a kamerát (figyeljünk, legfőképpen iskolai órákon), de megoszthatjuk közvetlenül a teljes képernyőnket. Ha prezentációt indítunk, akkor kivetítő képernyőként is használhatjuk a megosztást, míg mi látjuk az irányítópultot.

A további három pötty opciónál egyéb beállításokat kapunk, mint az eszközbeállítások, ahol specifikusan kiválaszthatjuk a mikrofonunkat, vagy a kameránkat. Jegyzetelhetünk, közvetlenül a OneNote-ba a meeting közben. Ha több tízen csatlakoznak az értekezlethez változtathatunk a nézeten, Galéria, de akár egy osztályterem szerű háttérbe is beülhetünk a szoftveres megoldás segítségével.

A háttéreffektusok 2021-ben kezdték el igazán telíteni a piacot, amely segítségével “kitakarhatjuk” a hátterünket, így a nem bevetett ágy, a szennyes a sarokban nem fogja zavarni a partnert miközben videókonferenciát tartunk. A Skype esetében már volt szó róla, illetve Zoom-nál is megtalálhatjuk a telefonon keresztüli bekapcsolódást, így ha út közben vagyunk, akkor is rész vehetünk a találkozón. Egy értekezlet közben bárki indíthat felvételt, azonban ez mindenki számára látható lesz, a jobb felső sarokban.

Ha mi vagyunk az értekezlet vezetői, mi indítottuk a hívást, akkor plusz funkciókra is van lehetőségünk, mint az értekezlet teljes befejezése, a további résztvevők kameráinak letiltása, vagy a kapcsolódó felek beengedése. Plusz funkcióként a megbeszélés során, alcsoportokat hozhatunk létre, így akár egy 50-80 fős megbeszélést 3-4 fős csoportokra bonthatunk, teljesen automatikusan egy gomb segítségével. Ez természetesen főleg a diákok számára egy jó funkció, a kisebb feladatok során. De akár cégek is használhatják, hogy a kollégák mégjobban megismerjék egymást.

Az interakciók esetében küldhetünk emojikat, illetve jelentkezhetünk, ha az admin a mikrofon letiltása mellett is döntött. Megtekinthetjük a további résztvevőket, és akár egy külön ablakban is indíthatunk csevegést, miközben zajlik a fő meeting. Értelemszerűen a piros, telefongomb az értekezlet bezárását jelenti.

A fájlok oldalon közvetlen a OneDrive fiókunkban megtalálható dokumentumokat is elérjük, de akár további fájlmegosztó oldalakat is idekapcsolhatunk, mint a DropBox, vagy a Google Drive.

Ha pedig iskolai előfizetéssel rendelkezünk, akkor számos tanuláshoz készült alkalmazást is elérünk a három pötty segítségével.

Hogyan csatlakozik be a többi Microsoft termékbe?

A Teams, mint egy kiemelkedő alkalmazás van jelen az ökoszisztémában. A pandémia miatt egyre többen kezdték el használni az alkalmazást, így a Microsoft is kapott a helyzeten és még inkább öszekötötte a további eszközökkel. Láthatjuk, hogy a mostani helyzetben mekkora verseny volt a felhasználókért, leginkább a Zoom, Google Meet és a Microsoft között. Azok a cégek, amelyek már a Workspace-t használták maradtak a Meet-nél, azonban a többiek számára dilemmát jelentett a Zoom vagy a Meet használata.

Az első használat során a Meet bonyolultnak tűnhez, azonban szerencsére mára letisztult a felület és könnyedén tudjuk használni. A fentiek alapján már láttuk, hogy mennyire könnyedén tudjuk elindítani a Microsoft további alkalmazásait, és szerencsére az új fejlesztésekkel hasonlóan a Google Docs-hoz, már a netes felületen keresztül közösen is szerkeszthetünk Word dokumentumokat.

Így ha egy cég a Microsoft 365 előfizetése mellett döntött a Google-el ellentétben, akkor a legjobb választást jelenti a Meet. Mindamellett, hogy a Zoom esetében már hallhattunk kószahíreket a titkosítás és felhasználó kezelés kapcsán. Addig a Teams esetében egy jól kivitelezett, titkosított hálózatot kapunk. Továbbiakban érdemes megemlítenünk a Flow platformját a Microsoft-nak, amellyel egy grafikus felületen keresztül tudunk automatizációkat készíteni. Így, ha például egy emailt kapunk a főnöktől, vagy kollégától, hogy időzítsünk be egy meetinget, a dátum meghatározásával, ezt automatikusan el tudja készíteni számunkra az automatizáció bármilyen plusz kattintgatás nélkül.

Mennyibe kerül a Teams előfizetés?

Aalpvetően nem szükséges külön a Microsoft Teams-re előfizetnünk, habár erre is van lehetőség. Az ingyenes fiókban, 60 perces megbeszéléseket tarthatunk, maximum 100 résztvevővel. Nincs limitáció a csevegésben, azonban a Microsoft fiókkal járó maximum 5GB-os felhőtárhelyt kapjuk. Ellentétben a Zoom 45 perces megbeszéléseivel, ez egy nagy előnyt jelent a választás során.

Az egyedi Teams előfizetést €3.40/hó áron kapjuk meg, ami hozzátevőlegesen ~1200Ft/hó-t jelent. Itt már akár 30 órán keresztül tarthatunk egy megbeszélés, 300 résztvevővel. Illetve a tárhelyünk is, 10 GB-osra növekedett.

Ezzel ellentétben a teljes Microsoft 365 előfizetést már €4.20/hó, azaz ~1500Ft/hó-ért érhető el, felhasználóként. Itt már a teljes palettát elérhetjük, az összes Office termékkel együtt. A tárhelyünk is 1TB, ami mondhatni biztos elegendő lesz jó pár évig, rendszeres karbantartás mellett. A nagyobb cégek számára, azonban a felhasználónkénti előfizetés súlyosabb költségekbe léphet át. Tekintettel arra, hogy teljes mértékben automatikus a karbantartás, illetve a felületet bárki el tudja irányítani egy jó döntés.

Összegzés

Érdemes megismerned a további videókonferencia programokat, mielőtt előfizetnél a szolgáltatásra, így egy tisztább képet fogsz kapni a lehetőségekről a többi alkalmazáshoz képest. Ha a fő cél, a jelenlegi Microsoft előfizetés kihasználása, vagy szimplán a legjobb kommunikációs eszköz megtalálása akkor a Teams megállja a helyét a piacon. A 60 perces beszélgetések a többi ingyenes verzióval ellentétben kimagasló, az ökoszisztémába épített funkciók, pedig kifejezett könnyűvé teszik a jegyzetelés-megosztás-konferencia együttest.

Kérdések-Válaszok