Hogyan használd a Google Táblázatokat? – Útmutató – 2023

Miután már bemutattuk a Google Táblázatokat, következhet egy pontos és részletes útmutató az online táblázatkezelő alkalmazásról. A Techblogger-nél is nap mint nap használjuk az eszközt legyen szó egy tartalomnaptár elkészítéséről, vagy a látogatottsági adatok elemzésekor. Ezekhez a táblázatokhoz mondhatni minden egyes funkcióját felhasználjuk a Google Sheetsnek.

A mostani útmutató egy alapos segítség lesz, ha most ismerkedsz az eszközzel. Ez azt is jelenti, hogy az összetettebb megoldásokat most nem vesszük át, inkább azokat, amelyekre nap mint nap szükséged lesz.

Legfontosabb Google Táblázatok fogalmak

Ha már használtad akár az Excelt, vagy más táblázatkezelő szoftvert, akkor ezek a fogalmak már ismerősek lehetnek számodra. Viszont a cikk elején érdemes letisztáznunk, mivel a későbbiekben sokat fogjuk használni ezeket:

• Cella: Egyedi adatpont, elem a táblázatban
• Oszlop: Cellák vertikálisan
• Sor: Cellák horizontálisan
• Szakasz: Akár sorosan vagy oszloposan vagy együttesen kijelölt cellák
• Funkció: A Google Sheets-ben beépített művelet, amivel kalkulálhatunk sorokat, oszlopokat, módosíthatjuk az adatokat, stb. Nem megegyező a Formulákkal.
• Függvény: Olyan képletek, amelyek segítségével egy adott eredményt érhetünk el cellákban, sorokban és az oszlopokban lévő adatok segítségével
• Munkalap (Lap): Az adott oldal a teljes táblázaton belül ahol az adatok elérhetőek. A táblázaton belül több munkalap is elérhető.
• Táblázat: A teljes dokumentum, amelyben megtalálhatóak az adatok

Hogyan adj adatokat a táblázathoz?

Mielőtt elkezdenénk adatokat hozzáadni a táblázatunnkhoz, létre kell hoznunk magát a táblázatot. Ezt a lépést már elolvashattad a Google Sheets bemutató cikkben. Viszont egyszerűen elvégezheted a lépést, ha Google Chrome böngészővel rendelkezel, akkor csak egyszerűen írd be a navigációs sávba, hogy “sheets.new” és máris megkaptuk az új táblázatunkat. Nevezzük át az adatok alapján a táblázatunkat.

Ahogy láthatod a kékkel keretezett mező, már egy kijelölt cella, és minden egyes szürkével keretezett mező egy-egy cella. Felül a betűkkel jelöltek az oszlopok, míg a bal oldalt számmal jelöltek a sorok. Ezekbe már is kézzel felvihetjük az adatainkat. Minden egyes oszlopban azonos tartalmat érdemes vezetnünk, és egy cellába egy értéket ajánlott felvinni. Így ha egy névsort szeretnénk készíteni, akkor a B oszlopba máris felvihetjük a neveket, míg az A oszlopban egytől induló számokat írunk be.

Hogy ha elvégeztük a cellában a módosítást, akkor a következő lehetőségeink vannak a művelet befejezésére:

1. Enter-t nyomunk ezzel a következő sorra ugrunk
2. Tab gombot nyomunk amellyel egy oszloppal arébb ugrunk (3-4 sor azonos adatbevitel után automatikusan a következő sorra fogja vinni a cellakijelölést a Google Táblázatok)
3. A nyilak segítségével fel, le, jobbra vagy balra mozgunk
4. Kikattunk bármely más cellára

Ha nem manuálisan szeretnénk az adatokat felvinni a táblázatokat, akkor számos további lehetőségünk van:

• Átmásolhatjuk egy másik táblázatból, vagy akár szövegből az adatokat a táblázatba (akár weboldalról)
• Importálhatjuk már egy meglévő táblázat fájlunkat a Google Táblázatokba

Másolás és beillesztés a táblázatba

Eléggé egyértelmű ebben a lépésben a feladatunk. Egyszerűen jelöljük ki a releváns adatot amelyet beszeretnénk illeszteni a táblázatba, legyen szó egy weboldalról, egy PDF-ről, vagy egy másik táblázatról. Akár a Wikipédián található táblázatokat is másolhatjuk és beilleszthetjük a táblázatunkban, ezt a formázást automatikusan felismeri majd a Google Táblázatok és ugyanolyan sorokban és oszlopokban fogja tárolni az adatokat.

Érdemes figyelembe vennünk, hogy minél nagyobb táblázatot másolunk és illesztünk be annál nagyobb erőforrással jár, így számítógépünk figyelembevételével annál hosszabb lehet a folyamat.

Ha pedig nem úgy néz ki jelenleg a felosztás ahogy azt szeretnék, aggodalomra semmi ok, a következő fejezetekben megmutatjuk hogyan tudod módosítani a megjelenést, illetve az adatokat is.

Fájlok importálása a Google Táblázatokban

Az importálás is hasonlóan egyszerű, mint az előző lépés. Egyrészt importálhatod az adatokat a jelenlegi munkalapra, egy újra, vagy teljesen kicserélheted az új adattal a jelenlei munkalapot.

A legelterjettebb fájlok amelyeket valószínűleg a CSV (Vesszővel elválasztott értékek), XLSX vagy az XLS (Microsoft Excel formátum) lesz. Ha megvan a kiválasztott fájl, akkor a Google Táblázat bal felső sarkában lévő Fájl > Importálás gombra kell kattintanod. Ezek után a következő felület fogad:

Első körön a Drive tárhelyünkről ajánlja a fájl importálását, de van lehetőségünk a Feltöltés oldalra lépve egyszerűen megfogni a saját számítógépünk mappjájában lévő fájlt és a mezőre húzva feltölteni azt.

Érdemes mindig egy új munkalapra importálni az újonnan feltöltött fájlt, ha csak egy teljesen új táblázatot szeretnénk, és nem számítanak azok az adatok, amelyeket esetlegesen már felvittünk a táblázatba.

Automatikus adatkitöltés

Ha már használtuk a Microsoft Excelt, akkor ez a funkció ismerős lehet számunkra. Lényegében azt tudja, hogy egyrészt az előző sorokban, vagy oszlopokban lévő mintát követve a további sorokban vagy oszlopokban lévő cellákban folytatja azt.

Nézzük például azt, hogy egy sorban szeretnénk a szeptemberi dátumokat beilleszteni. Ezt nem kell megtennünk 30 soron keresztül, hanem elegendő két cellát kitöltenünk, majd az automatikus adatkitöltéssel folytatni tudjuk azt.

Ezt a folyamatot a cella jobb alsó sarkában található pöttyre kattintva tudjuk megtenni. Jelöljük ki azt a mintát, vagy egyedüli cellát amelyet szeretnénk a továbbiakban másolni, majd húzzuk le addig a sorig, ameddig szeretnénk hogy tartson az adat.

Ezek után máris láthatjuk az eredményt.

Ezt a lépést ugyanúgy megtehetjük függvényekkel, ha ugyanazt a képletet szeretnénk használni az adott cellákhoz.

Nem utolsó sorban ha fix sorokról beszélünk, tehát adott pontig tartanak, és abban az esetben szeretnénk használni az automatikus adatkitöltést, akkor nem szükséges megfognunk és lehúznunk az adott sorig. Elegendendő duplán rákattintanunk a kék pöttyre a cella jobb oldalán.

Végsősoron ha nem képlet található a cellában, hanem egy érték, és csak azt az egy értéken használjuk az automatikus adatkitöltést, akkor mindenhol ugyanaz az érték fog megjelenni. Tehát egy konstans értéket fogunk kapni a cellákban.

Adatok módosítása és formázása

Ha csak azt szeretnénk, hogy jobban nézzen ki a táblázatunk, vagy szeretnénk az adatokat átalakítani, módosítani akkor a következő lépések fognak ebben segíteni.

Google Táblázatok eszköztár használata

Az alapvető formázási és adatmódosítási beállítások a menü alatt találhatóak meg. Minden egyes pontra ha ráhúzzuk az egerünket segítséget fogunk kapni, hogy pontosan mit is jelent, illetve ha tartozik hozzá gyorsbillentyű, azt is megjeleníti a Sheets. Következő képen pedig találhatsz egy magyarázatot is hozzá:

A legtöbb formázási beállítás, teljesen ugyanúgy működik, ahogy azt a szövegszerkesztőktől (Word, Google Dokumentumok) megszokhattuk. Úgy mint a visszavonás, újra, számformátumok, betűtípus, méret, betűstílus. A cellaformázás esetében, habár vizuálisan megjelennek a cellák szegélyei azok például nyomtatás, vagy PDF mentés során nem lesznek láthatóak. Ehhez kell használnunk a cellaformázást. A Cellákban lévő adatokat, szövegeket a cella igazítása funkcióval tudjuk módosítani. Végsősoron pedig alapértelmezetten linket is beszúrhatunk, illetve kommenteket is hozzáadhatunk az adott cellákhoz, amelyeket a táblázatot szerkesztő összes felhasználó látni fog.

Cellarögzítés

Ha rengeteg sorral és oszloppal dolgozunk, és szeretnénk a fősort is látni, amely alapján az adatokat felvittük az adott cellákba, akkor érdemes rögzíteni az első sort. Ez azt jelenti, hogy ha lefelé görgetünk, vagy jobb oldalra, akkor az első sor vagy első oszlop mindig látható lesz. Ez nem azt jelenti, hogy a mentés és nyomtatás során is így fog megjelenni, hanem a szerkesztés során nyújt nekünk könnyebbséget.

Ezt a következő két módon tehetjük meg:

• Kattintsunk a Nézet > Rögzítés menüpontra, majd válasszuk ki mely sorokat vagy oszlopokat szeretnénk rögzíteni,
• A táblázat bal felső sarkában található megerősített szegélyt fogjuk meg és húzzuk le az adott sorig, vagy oszlopig, amelyet rögzíteni szeretnénk.

Hogyan rejtsünk el sorokat, oszlopokat vagy munkalapokat?

Ha egy adott sort vagy oszlopot csak arra használunk hogy képletet készítsünk benne, majd arra hivatkozunk, akkor nincs szükség arra, hogy a többi felhasználó is lássa ezt az adatot. Lényegében csak egy segéd adatról beszélünk. Az elrejtés erre nyújt megoldást. Ezzek a funkcióval a mentés, nyomtatás és a megosztás során sem lesz látható az adott sor vagy oszlop.

Ehhez egyszerűen jelöljük ki az adott oszlopot vagy sort, majd kattintsunk az Oszlop vagy Sor elrejtése lehetőségre.

Ezt ugyanúgy megtehetjük a munkalapokkal is. Ugyanúgy fennállhat az az eset, hogy egy munkalapon csak adatokat tárolunk, míg egy másik munkalapon készítjük el a számításokat és a diagramokat.

Ezt hasonló lépés segítségével, az adott munkalapra jobb kattintással tehetjük meg, majd a Munkalap elrejtése lehetőséget válasszuk.

Ezzel a lépéssel nem töröljük a munkalapot, csak elrejtjük. Ha bármikor szeretnénk újra használni akkor csak egyszerűen a Munkalapok mellett található menüpontra, a három vízszintes vonalra kattintva tudjuk kiválasztani.

Számformátum beállítása

Számok esetében fontos meghatároznunk a Táblázatok számára, hogy milyen számról is van szó. Dátumról, pénznemről, valamilyen mértékegységről? Ezt azért is kell megadnunk, mert ha a későbbiek során valamilyen függvény segítségével módosítjuk, akkor a Táblázatok az alapján fog dolgozni az adott számmal.

A legtöbb esetben felismeri a Sheets, hogy miről van szó, legfőképpen dátumok esetében, azonban pl. pénznem esetében nekünk kell megadni azt. Ezt az eszköztárban már látott lehetőséggel tudjuk megtenni. Egyszerűen jelöljük ki az adott oszlopot vagy sort, majd az 123 ikonra kattintva tudjuk meghatározni a számformátumot.

Ha csak a pénznemet szeretnénk megadni a táblázatban, akkor kattintsunk a Ft ikonra.

Új munkalap hozzáadása a táblázathoz

Egy teljesen egyszerű lépés következik, mégpedig egy új munkalap hozzáadása a táblázatunkhoz. Ehhez nincs más teendőnk, mint az alul található Munkalapok bal oldalán található plusz ikonra kattintsunk. Ezek után egy új Munkalapon keresztül tudunk dolgozni.

Ha duplán rákattintunk az adott munkalapra akkor az adott lap nevét is tudjuk módosítani. Ha pedig jobb klikkel rákattintunk akkor rögzíteni is tudjuk a munkalapot. Így ha a táblázatunk rendelkezik egy összegző lappal, akkor azt beállíthatjuk elsőként is.

Google Táblázat Függvényei

Több mint 500 függvény érhető el jelenleg 2023-ban a Google Táblázatokban. Ez egyrészt adatmanipulációt, módosítást, szerkesztés és számolást tesz lehetővé, másrészt a Google további eszközeinek integrációját segíti elő. Több függvényt is használhatsz egyszerre, egymásba ágyazva, így nincs szükség arra, hogy minden egyes lépés külön cellában végezz el.

Ebben az útmutatóban csak az alapvető függvényekről fogunk beszélni, pontosan ötről, amit biztosan használni fogsz a mindennapok során. Ez az 5 függvény a következő:

• SUM (ÖSSZEG)
• AVERAGE (ÁTLAG)
• COUNT (DARAB)
• MAX (MAXIMUM)
• MIN (MINIMUM)

SUM (SZUM) függvény

A SUM függvénnyel egyszerűen összegezheted egy sor vagy oszlop értékeit. Legyen szó számok összeadásáról, napok számáról, vagy a bevétel összegéről. Ehhez egyszerűen csak kikell jelölnöd a cellákat, kiválasztani a SUM függvényt, majd a Táblázatok automatikusan a kijelölt cellák alá helyezi el az eredményt.

AVERAGE (ÁTLAG) függvény

A második legfontosabb függvény lesz az átlag, vagy AVERAGE, amelyet várhatóan használni fogsz. Itt is teljesen hasonlóak a lépések, csak jelöljük ki a cellákat, majd válasszuk ki az AVERAGE függvényt.

COUNT (DARAB) függvény

A COUNT függvény segítségével megszámohatod, hogy hány cella van kijelölve, majd a Sheet az új cellába helyezi el ennek az eredményét. Ez például lehet a napok darabszámának megszámolása.

MAX és MIN függvény

A nevéből is adódóan a kiválasztott cellákban található számok minimum és maximum értéket adja vissza a függvény. A mostani esetben nem kiválasztjuk a függvények közül, hanem az adott cellába beírjuk ha képletet. Ha egy cellában szeretnénk függvénnyel dolgoznunk, mindig egyenlőség jellel kell kezdenünk. Így a függvény a következőképpen néz ki:

=MIN(

Azért sem írtuk ki teljesen a fenti képletben a függvényt, mivel ha már ennyit beírunk a Google Táblázatok automatikusan felajánlja nekünk, hogy mely cellákat javasolja a függvényben.

Továbbá, ha nem megfelelőnek tartjuk a kijelölést, ami a mostani esetben nem is az, mivel az átlag értéket is hozzávette, akkor már egér segítségével kijelölhetjük a cellákat.

Ezt követően már nincs is mást teendőnk mint Entert nyomni és kész is van a képletünk.

Ugyanígy tudjuk a MAX függvényt is meghatározni, amelyben a kiválasztott cellák közül a maximális azaz legnagyobb értéket fogja visszaadni a függvényt.

Google Táblázatok (Sheets) további funkciói

Ha már az alapokkal megvagyunk átnézhetjük a további funkcióit a Google Táblázatoknak. A legtöbbje ismerős lehet, ha már használtuk a Microsoft Excelt.

Gyorsbillentyűk használata

Hogy minél könnyebben és gyorsabban tudjunk dolgozni a Sheet-en belül nincs szükségünk folyamatosan az egerünkhöz nyúlni. Erre nyújtanak megoldást a gyorsbillentyűk:

Művelet	Billentyűparancs
Másolás	CTRL + C / Command + C
Beillesztés	CTRL + V / Command + V
Kivágás	CTRL + X / Command + X
Visszavonás	CTRL + Z / Command + Z
Újra	CTRL + Y / Command + Y
Egész sor kijelölése	Shift + Space
Egész oszlop kijelölése	Control + Space / Command + Space

Hogyan készítsünk Pivot Táblát (Kimutatási táblázat)?

Pivot tábla segítségével könnyen, de egyben mélyrehatóan vizsgálhatjuk az adatainkat és módosíthatjuk a táblázatunk felépítését. Ezt a következő módon tudod elvégezni:

1. Kattints a Beszúrás > Kimutatási táblázat menüpontra
2. Válasszuk ki az Adattartományt, amely cellákat szeretnénk, hogy ebben az új táblában szerepeljenek (várhatóan az egész munkalapunkat ki kell jelölnük, ha minden adatot szeretnénk felhasználni)
3. Válasszik ki, hogy új munkalapra szeretnénk vagy már egy meglévőre (ha nem egy teljes munkalapot igényel az új tábla, akkor a meglévőben is beilleszthetjük)

Ezek után már csak a Pivot Tábla beállításait kell elvégeznünk. Ezeket a beállításokat egy külön cikkben fogod megtalálni.

Diagramok és grafikonok készítése

A legkönnyebben a táblázatainkban lévő számokat diagramok segítségével érthetjük még, ezért fontos a vizualizáció, amelyre egy gördülékeny megoldást nyújt a Google Táblázatok. Lényegében két kattintás segítségével hozhatunk létre vizualizációkat.

Ehhez egyszerűen jelöljük ki azokat a cellákat, amelyekről diagramot szeretnénk készíteni, a kijelölés tartalmazza a fejlécet is, tehát az első sort ami alapján az értékek felvitelre kerültek. Majd kattintsunk a Beszúrás > Grafikon menüpontra.

Ezennel kész is az első diagramunk, lehetőségünk van módosítani a megjelenést is a “Személyre szabás” menüpontra kattintva.

Táblázat mentése és megosztása

Ha elkészültünk a táblázatunkkal, akkor nincs más hátra mint lementsük, vagy megosszuk munkatársainkkal vagy ügyfeleinkkel. Első lépésként a letöltést tekintjük át. Ehhez nincs más teendőnk, mint a Fájl > Letöltés lehetőségre kattintanunk. Ezek után kiválaszthatjuk, hogy milyen fájlba szeretnénk menteni a táblázatot. Ha később is szeretnénk módosíani rajta, akár Excel segítségével, akkor válasszuk az .xlsx vagy a .csv formátumot. Viszont ha egy kész dokumentumot szeretnénk készíteni a táblázatunkból, akkor a PDF lesz a jó választás.

Ha tudjuk, hogy az a felhasználó akivel szeretnénk megosztani a táblázatot rendelkezik gmail fiókkal, akkor közvetlen megoszthatjuk vele a Google Táblázatot. Ehhez a lépéshez kattintsunk a jobb felső sarokban található “Megosztás” lehetőségre.

Ezt követően két opciónk lesz a megosztásra:

• Korlátozott: A felhasználókat egyenként, email cím alapján adjuk hozzá a Táblázathoz. Így ha egy illetéktelen nyitja meg a dokumentumot nem lesz számára elérhető a táblázat.
• A link birtokában bárki (Olvasó, Hozzászóló, Szerkesztő): Ebben az esetben már nincs szükség gmail fiókra a felhasználónak. A link alapján, amelyet a navigációs sávból, vagy az ablak bal alsó sarkában található gombra kattintva másolhatjuk ki, elérhető lesz. Így a meghatározott beállítás alapján, csak láthatja a táblázatot (Olvasó), az egyes cellákhoz kommentelhet (Hozzászóló), vagy akár módosíthatja az egész táblázatot is (Szerkesztő).

A link birtokában bárki beállítás esetén figyeljünk arra, hogy üzleti titkokat biztosan ne tartalmazzon a táblázat, mivel úgy bárki számára elérhetőek lesznek azok az adatok. Például gondolhatnuk vásárlási adatra, vagy legfőképpen személyes adatokra.

Mennyire gördülékenyen lehet használni a Google Táblázatokat?

Mivel az útmutató végére értünk, már csak egy fontos kérdés maradt hátra. Mégpedig a mindennapi élet során mennyire használható a Google Táblázatok, mondjuk a Microsoft Excel-el összevetve. Mivel az eszköz online elérhető, így számos plusz funkciót nyerünk ezzel. Többek között a fent látható könnyű megosztási lehetőséget. Mindemellett a több mint 500 képlet segítségével számos külső Google termék funkcióját is használhatjuk a Google Táblázaton belül.

Neked melyik a legkedvencebb funkciód a Google Sheets-en belül? Oszd meg velünk kommentben.