Mi az a Google Táblázatok (Sheets)? – Bemutató

Jelenleg a legjobb ingyenes, böngésző alapú táblázatkezelő program a Google-től. Az eszköz elérhet applikáción keresztül, Android, iOS, Windows és Blackberry eszközökön is. Mivel appon keresztül is elérhető a Google Sheets, így a Google által fejlesztett ChromeOS-ben is megtalálható. A táblázatokat a Google Drive szolgáltatáson keresztül tároljuk, úgy mint a Google Dokumentumok (Docs), Google Diák (Slides) és Google Űrlapok (Forms).

A Google Sheets segítségével táblázatokat kezelhetünk, módosíthatunk, átalakíthatunk és elemezhetjük a bennelévő adatokat. Mivel egy böngésző-alapú szolgáltatásról beszélünk, így van lehetőség a közös munkára is, egyszerre a táblázaton belül, előzményekkel együtt.

Természetesen Microsoft Office Excel fájlokat is támogat az eszköz, ezeket egyszerűen feltölthetjük és onnantól kezdve megoszthatjuk munkatársainkkal, a Google Táblázatokon belül pedig követhetjük ki, hogyan és milyen formában módosította a táblázatot. A Google App Script segítségével pedig összetettebb makrókat és megoldásokat készíthetünk, mint akár az Excelben.

Google Táblázatok Funkciói

A következőkben megvizsgáljuk, hogy melyek a legjobb funkciói a Google Sheets-nek, és összevetjük azokat a nagy versenytársával a Microsoft Excel-el.

1. Szerkesztés

Az egyik legjobb funkciója a Google Táblázatoknak, hogy engedélyezi a közös munkát a táblázatokon. Habár erre már a Microsoft Excel Online alkalmazása is lehetőséget biztosít, mégis a Google ökoszisztémája megfelelőbben működik, legfőképpen a közös munkák során. Tehát ahelyett, hogy egy adott xlsx fájlt kellene oda-vissza küldenünk a munkatársaknak, vagy akár egy ügyfélnek, egyszerre tudja megnyitni számos felhasználó és dolgozni a táblázaton. A módosítások pedig teljesen automatikusan mentésre kerülnek.

Ha esetleg megszakadna az internetkapcsolat ezt azonnal jelzi a Táblázatok, illetve ha Chrome böngészőt használsz akkor a böngésződön belül mentésre kerülnek a módosítások offline munkamenet esetén is. Így legközelebb online leszel frissítésre kerül a táblázat.

Mindazonáltal, hogy egyszerre tudnak a felhasználók dolgozni az eszközön belül, már a Google Chat funkció is automatikusan beépített, így akár kommunikálhatunk is azokkal akik éppen a táblázatot szerkesztik. (Ez már az összes Google eszközön belül elérhető funkció.)

Minden egyes szerkesztés (még az automatikus frissítések is), láthatóak az előzményekben, bármilyen felhasználó is készítette azt. Így lényegében a táblázat kezdetéig visszaállítható a dokumentum, és az esetlegesen hibás módosítások visszavonhatóak.

2. Felfedezés – Explore

A felfedezés funkció egy összetettebb szolgáltatása a Google Sheetnek. Lényegében lehetővé teszi, hogy teljesen automatikusan mesterséges intelligencia segítségével összefoglalja a táblázatban lévő információkat. Kérdésekre válaszoljon nekünk, majd akár önmagától képleteket készítsen a kérdés alapján. A segítségével vizualizálhatjuk az adatokat, illetve pivot táblákat is készíthetünk.

Ha van egy méglévő nagy adathalmazod, akkor lehet jó segítség számodra ez a funkció. Sajnos nem minden esetben érhető el, függ az adat mennyiségétől, illetve attól, hogy átlátja-e az adatokat a Google Sheet. Hasonló funkcióval is rendelkezik már a Microsoft Excel

3. Offline Táblázat kezelés

Ahogy az egyes pontban is már írtuk, azon felül, hogy maga a Google Sheets egy böngésző-alapú táblázatkezelő alkalmazás, képes az offline működésre, tehát úgy mintha egy szoftver lenne. Ehhez egyrészt a Google Chrome böngészővel kell rendelkeznünk (várhatóan már ezt használod), másrészt a Google Dokumentumok Offline Chrome bővítményt kell feltelepítened. Ezek után automatikusan elérhetőek lesznek a kijelölt Google dokumentumaid (Dokumentumok, Diák, Táblázatok) offline is. Ha pedig mobiltelefonodon az applikációt használod, ott automatikusan tudod használni az eszközt offline állapotban is.

4. Támogatott fájlformátumok

A Google Táblázatok rengeteg fájlformátumot támogat. Ezeket fel-, illetve letölthetjük az alkalmazás segítségével. Így ha már elkezdtünk dolgoznunk Excelben, akkor egyszerűen feltölthetjük a dokumentumot és folytathatjuk a szerkesztést a Google Sheets-en belül. Nézzük meg melyek pontosan ezek a fájlformátumok:

• .xlsx
• .xls
• .xlsm
• .xlt
• .xltx
• .xltxm
• .ods
• .csv
• .tsv

5. Integráció a többi Google termékkel

A Google Táblázatok (Sheets), mondhatni az összes Google termékkel összekapcsolható, kezdve az Űrlapokkal, Google Finance-el, Google Fordítóval, Google Rajzokkal, Gmail-el, és az utóbbi időben a BigQuery szolgáltatással is.

Mondjuk példaként elkészíthetsz egy Google Űrlapot, amelynek válaszai azonnal a táblázatba érkeznek, és a táblázatban, már azonnal kiértékelésre kerülnek a válaszok, vagy egy-egy képlet segítségével formázásra kerülnek. De ez a kapcsolat fordítva is működik, tehát a Google Táblázatokban is elkészíheted a kérdéseket, majd beimportálhatod a Google Űrlapokba.

Amelyről később is fogunk írni az az Apps Script, amellyel egyedi JS kódokat írhatunk a Google Sheet-en belül, így akár lementhetünk egy-egy weboldal tartalmát közvetlen a táblázatba, vagy automatikus riportokat küldhetünk ki a táblázat segítségével.

Hogyan hozz létre új Google Táblázatot?

Ha már rendelkezel Google fiókkal (vagy gmail email címmel), akkor egyszerűen csak a https://sheets.google.com/ oldalt kell megnyitnod, majd a jobb alul található plusz ikonra kattintanod.

Ezek után már el is készült az új táblázatunk, és automatikusan átirányításra kerülünk a Google Sheets felületére.

Ha pedig Google Chrome böngészővel rendelkezünk akkor mégegyszerűbb a folyamat. Elég annyit beírnunk a böngészősávba, hogy “sheets.new” és máris létrehoz egy új táblázatot a Google számunkra.

Hogy átnevezzük a táblázatot egyszerűen a bal felső sarokban található “Névtelen táblázat” szöveget kell felülírnunk. A táblázatot automatikusan a Drive főkönyvtárába menti a Google, de ezt van lehetőségünk megváltoztatni a név, és csillag mellett jobbra található mappa ikon segítségével. További beállításokat és az útmutatót pedig később vesszük át.

Jobb választás a Google Táblázatok (Sheets) mint a Microsoft Excel?

Ha sokat dolgozunk másokkal közös táblázatokon akkor érdemes megfontolnunk a Google Táblázat használatát, mint sem a Microsoft Excelt. Ugyanis ebben még fejlődnie kell az Office eszközének. Ha szeretnénk használni a Google többi alkalmazását, mint például az Űrlapokat, akkor is érdemes használnunk a Google Sheets-et. De ha mégis az offline munka érdekel minket, nem fontos hogy másokkal is megosszuk a tábláinkat, akkor az Excel lesz a tökéletes eszköz számunkra. Továbbá formázás, és nyomtatás tekintetében is előnyösebb lehet a Microsoft termékének a használata, abban az esetben is ha például ajánlatokat készítünk el a táblázaton keresztül.