Hogy nézzen ki az e-mail aláírás?

Az első benyomás a legfontosabb, főleg, ha egy üzleti kapcsolatról van szó. Egy megkeresés során fontos, hogy mielőbb választ tudjunk biztosítani a feltett kérdésekre, és minél hasznosabb információt tudjunk adni az adott szolgáltatásról vagy termékről. Mai napig is a legtöbb ilyen megkeresés során az emailt használjuk, mint kommunikációs eszközt. Haladunk a korral, így most már egy email írása során, akár több megabájtos fájlokat is csatolhatunk az üzenetünk mellé. Ezzel egyetemben már képeket, emojikat is hozzáadhatunk az üzenetünkhöz. De miért is fontos ez? Mivel ezeket megtehetjük, így fontos, hogy az email aláírásunk is ezzel együtt fejlődjön. Most már nem elég egy „Üdvözlettel, Gipsz Jakab” aláírás. Annak érdekében, hogy az említett első benyomást megalapozzuk egy kidolgozott email aláírással is rendelkeznünk kell. Nézzük, hogy mit kell tartalmaznia az email aláírásodnak.

1. Neved, Milyen állásban vagy, a Céged
2. Elérhetőségek – Telefon, email cím, weboldal
3. Közösségi felületek – Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram, stb.
4. Fotó rólad – Manapság egyre fontosabb
5. Logó – Akár felcserélheti a fotót is
6. Jogi megjegyzések – Titoktartási követelmények stb.

1.      Legyen egyszerű és lényegre törő

Az email aláírásunknak nem kell a következő interjút bebiztosítania. Nem szabad túl sok információt belerakni. Ne rakd teli linkekkel, aláírásokkal, leírásokkal, idézetekkel. Próbáld meg csak a legfontosabbakat benne elhelyezni. Itt nincs semmilyen karakter követelmény vagy meghatározott kinézet. Rád van bízva, hogy pontosan mennyi mindent írsz bele, de remélem te is érezni fogod, hogy ha már átestél a ló túloldalára.

Legfőképpen a márkáról, a cégedről, vállalkozásodról vagy éppen a személyes brandedről kell, hogy szóljon. Tehát, ha autószereléssel foglalkozol, akkor ne rakj be egy macskás képet a személyes e-mail aláírásodba, ha mégis így tennél akkor érthető lesz miért mennek az ügyfelek máshova.

2.      Milyen információkat kell, hogy tartalmazzon az e-mail aláírásod?

A bevezetésben már olvashattad a legfontosabbakat, azonban most következzen azok fontossága. A név, titulus és a vállalkozás nevének feltüntetése a legfontosabb, hogy az e-mail olvasója egyből tudja, hogy kitől érkezett az e-mail. Lehet, hogy éppen nem a Te nevedet tartalmazó e-mail címét használod, ezért is fontos megadnunk az adatainkat. Természetesen ez bizalmat is sugároz egyben, hiszen a címzett így már tudni fogja, hogy nem egy robottal levelezik.

Az elérhetőségeink megadása a másik legfontosabb tényező, hiszen ha csak egy párbeszéd keretén belül adta meg az ügyfél vagy a professzor az e-mail címét, vagy éppen mi kerestük meg, akkor egyáltalán nem ismerheti ezeket az információkat. Ezek után, lehet, hogy pont ezért fogunk egy megkeresést kapni.

A közösségi felületek tökéletes kommunikációs csatornák, amelyek a vállalkozásodnál azt a célt szolgálják, hogy a követőkkel megismertesd a politikádat, a legfontosabb tulajdonságaidat. Pontosabban megtudják, hogy milyen is ez a cég. Folyamatosan értesülhetnek az új segítségekről, termékekről stb. Nem is ragozom további fontosságát, hogy miért is kell elhelyezni egyszerű logó formájában ezeknek az oldalaknak a címeit.

Manapság már a Logó elhelyezése helyett a rólunk készült fotó fontosabb. Ez a legfontosabb elem, annak érdekében, hogy az olvasó teljes bizonyosággal meggyőződön arról, hogy nem egy köremail egyik eleme, hanem egy valós válasz vagy megkeresés címzettje.

A Logónkat is elhelyezhetjük az e-mail aláírásban, azonban csak mutató jelleggel, mivel a fő hangsúlyt a fotónk kell, hogy kapja.

Ha a cég politika megköveteli, hogy az e-mail-es kommunikációnak tartalmaznia kell valamilyen jogi megjegyzést, akkor az e-mailünk aljára fontos csatolnunk ezt. Ez általában egy megjegyzés, mely biztosítja, hogy üzleti beszélgetésről van szó, illetve, ha véletlen nem a megfelelő címzettnek küldtük, akkor az e-mail azonnali törlése szükséges.

3.      Határozd meg a színt

Az email aláírásod a cégedről szól, ahogy ezt a kiválasztott színnek is bizonyítania kell. Ha még nem döntötted el, hogy mi a branded fő színe, akkor itt az ideje.

A kevesebb néha több, amit most még fontosabb szem előtt tartani. Nem professzionális és kiemelkedő az, hogy ha az email aláírásodban a szivárvány minden színében pompázik, mondván, így biztos el fogja olvasni a címzett. Ezzel pontosan az ellenkezőjét fogod elérni. Limitáld a színeket néhány darabra. A lényeg, hogy jól nézzen ki.

A következő képen láthatod egy szín is elég, akár a logódban használtat is alkalmazhatod.

4.      Legyen egységes

A tartalom és a szín mellett a legfontosabb az egységesség. A lényeg a brand építés, tehát mindenki számára ugyanolyannak kell lennie az e-mail aláírásnak. Természetesen egy-egy területnek (marketing, sales) lehetnek más információk benne az e-mail aláírásukban. Azonban színvilágban és az alapvető név, titulusnak meg kell egyeznie.

Fontos, hogy rendezett és átlátható legyen. Használjunk vastagabb jelölést, ha azt szeretnénk, hogy az olvasó biztos oda koncentráljon. Ilyen lehet a név és a titulus. A fent látható e-mail aláírásban látható, hogy a színek a fontosabb információkat jelölik, mint pl. a közösségi felületek, weboldal, elérhetőségek jelei.

Itt is az egyensúly a legfontosabb. Nem kell minden elemnek teljes figyelmet élveznie. Ha az egész e-mail aláírásunk félkövér betűtípussal írjuk akkor teljesen az ellenkezőjét fogjuk elérni.

Ha úgy érezzük, hogy túl sok információt szűkítettünk be egy helyre, abban az esetben használhatunk vonalakat és egyéb eszközöket annak érdekében, hogy tágasabb legyen az aláírás. Ha sok információ kerül egy helyre a szem elveszik benne és a végén még a címzett el sem fogja olvasni az adatokat.

Ha már egyszer belefogtunk az elkészítésbe, akkor előtérbe kell helyeznünk azt, hogy mára már a telefonok kezdik átvenni egyes feladatokban a számítógép helyét. Ilyen az, amikor egy e-mailt csak meg akarunk nyitni és elolvasni, hogy éppen mivel is kerestek meg minket. Ezért is az aláírásnak tableten és mobiltelefonon is egységesnek, jól tagoltnak kell kinéznie. Ha például a telefonszámunk teljesen kicsúszik a képernyőről, lehet, hogy a jövőbeni ügyfél pont ez miatt nem fog tudni minket elérni.

5.      Milyen betűtípust érdemes használni?

A fejlődő technika segítségével már lehetőségünk van az emailben is meghatározni, hogy milyen betűtípust használunk, nem mellékesen számtalan lehetőség közül választhatunk, nem csak 4-5 közül. Ismét a már kialakított márkára kell alapoznunk. A weboldalon használt betűtípus lesz a legmegfelelőbb az e-mail aláíráshoz. Ez sincs kőbe vésve, de az egységesség és a márka érdekében ajánlott használni ugyanazt.

Használjunk egy betűtípust, de maximum kettőt, ha szükségünk van rá. Legyen olvasható, és minimum 10 pontos legyen a betűméret. A név legyen kiemelkedő, míg a titulus legyen kisebb. A továbbiakat fontosság szempontjából méretezzük.

A következő képen jól láthatjuk, hogy azonos betűtípussal, mégis másfajta méretezéssel, a szemünk a legfontosabb információra terelődik.

Hogyan kezdjek bele?

Az esetek nagy részében ezek az e-mail aláírások html-en keresztül vannak elkészítve az egyszerű szerkeszthetőség miatt. Azonban neked egyáltalán nem kell ezzel foglalkoznod. A Hubspot szerencsére összeállított egy e-mail aláírás generátort, amit itt érhetsz el, ennek segítségével grafikus felületen összerakhatod a Te saját e-mail aláírásodat.

Elérhető még egy ingyenes e-mail aláírás szerkesztő is ezen a linken keresztül.

Ha valami összetettebre vágysz abban az esetben az envato market lehet segítségedre, ebben az esetben már egy kis html szerkesztésre is szükséged lesz. A következő linken keresztül több e-mail aláírás közül válogathatsz.

Tartsd észben, hogy a legfontosabb az egyensúly!